نرم‌افزار FreshBooks یک نرم‌افزار حسابداری ابری است که به طور خاص برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، فریلنسرها و تیم‌های کوچک طراحی شده است. این نرم‌افزار ابزارهای ساده و کاربردی برای مدیریت فاکتورها، هزینه‌ها، پرداخت‌ها و مالیات فراهم می‌کند. در اینجا اطلاعاتی در مورد نحوه استفاده از FreshBooks برای راه‌اندازی و مدیریت کسب‌وکار آورده شده است:
1. ایجاد حساب کاربری و تنظیمات اولیه
-
ابتدا برای استفاده از FreshBooks باید یک حساب کاربری ایجاد کنید. پس از ورود به نرم‌افزار، می‌توانید اطلاعات کسب‌وکار خود را وارد کنید، از جمله نام شرکت، آدرس، و سایر اطلاعات مهم.
-
شما می‌توانید چندین مشتری و پروژه نیز اضافه کنید و برای هر یک از آن‌ها فاکتورها ایجاد نمایید.
2. ایجاد و ارسال فاکتورها
-
یکی از ویژگی‌های برجسته FreshBooks، امکان ایجاد فاکتورها به راحتی است. می‌توانید برای هر پروژه یا مشتری فاکتور ایجاد کنید و آن را از طریق ایمیل یا لینک برای مشتری ارسال کنید.
-
همچنین می‌توانید فاکتورها را سفارشی کنید، مثلاً افزودن آرم شرکت یا تغییر رنگ‌ها و قالب‌ها.
3. مدیریت پرداخت‌ها
-
FreshBooks به شما این امکان را می‌دهد که وضعیت پرداخت فاکتورها را پیگیری کنید. می‌توانید از طریق PayPal یا درگاه‌های پرداخت دیگر پرداخت‌ها را دریافت کرده و وضعیت پرداخت‌ها را ثبت کنید.
-
این نرم‌افزار به‌طور خودکار یادآورهایی برای پرداخت‌های معوق ارسال می‌کند و در نتیجه دیگر نگران فراموش شدن پرداخت‌ها نخواهید بود.
4. پیگیری هزینه‌ها و درآمدها
-
FreshBooks به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های کسب‌وکارتان را ثبت و پیگیری کنید. این نرم‌افزار به راحتی به شما این امکان را می‌دهد که فاکتورهای خرید یا هزینه‌های مربوط به پروژه‌ها را وارد کنید و آن‌ها را با درآمدها مقایسه کنید.
-
همچنین می‌توانید هزینه‌های مختلف خود را به صورت گروهی و در قالب گزارش‌ها مشاهده کنید.
5. گزارش‌دهی مالی
-
FreshBooks ابزارهای گزارش‌دهی مختلفی را فراهم می‌کند که به شما کمک می‌کند تا عملکرد مالی کسب‌وکار خود را تجزیه و تحلیل کنید. این گزارش‌ها شامل مواردی مانند گزارش سود و زیان، گزارش ترازنامه، گزارش پرداخت‌ها و درآمدها است.
-
گزارش‌های ارائه‌شده کمک می‌کنند تا تصویری دقیق از وضعیت مالی کسب‌وکار خود داشته باشید و تصمیمات بهتری اتخاذ کنید.
6. مدیریت پروژه‌ها و زمان
-
FreshBooks قابلیت‌های مدیریت پروژه نیز دارد. شما می‌توانید پروژه‌ها را ایجاد کرده، زمان صرف‌شده را برای هر پروژه ثبت کنید، و سپس فاکتورهایی بر اساس ساعات کاری ایجاد کنید.
-
علاوه بر این، اگر کسب‌وکارتان نیاز به همکاری تیمی دارد، می‌توانید اعضای تیم را به پروژه‌ها دعوت کنید و فعالیت‌های مختلف آن‌ها را پیگیری کنید.
7. اتصال به حساب بانکی
-
شما می‌توانید حساب بانکی خود را به FreshBooks متصل کنید و تراکنش‌های بانکی خود را مستقیماً در نرم‌افزار مشاهده کنید. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا بدون نیاز به وارد کردن دستی اطلاعات، تمامی پرداخت‌ها و دریافت‌ها را به‌طور خودکار ثبت کنید.
8. ویژگی‌های اضافی
-
ادغام با نرم‌افزارهای دیگر: FreshBooks به شما این امکان را می‌دهد که با نرم‌افزارهای دیگری مانند Stripe، PayPal، G Suite و دیگر ابزارهای ضروری ادغام شوید.
-
پشتیبانی از چندین ارز: اگر با مشتریان خارجی کار می‌کنید، می‌توانید فاکتورها را به ارزهای مختلف صادر کنید.
9. برنامه‌های اشتراک FreshBooks
FreshBooks چندین نوع برنامه اشتراکی دارد که بسته به نیاز شما، می‌توانید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید:
-
بسته Lite: مناسب برای کسانی است که کسب‌وکارهای کوچکی دارند و به تعداد فاکتور محدود نیاز دارند.
-
بسته Plus: به شما امکان می‌دهد تا پروژه‌های بیشتری را مدیریت کنید و امکانات اضافی را شامل می‌شود.
-
بسته Premium: این بسته برای کسب‌وکارهای بزرگتر با نیاز به امکانات پیشرفته‌تر طراحی شده است.
نتیجه‌گیری
نرم‌افزار FreshBooks یک ابزار کامل و کاربرپسند برای مدیریت امور مالی کسب‌وکار است. از ایجاد فاکتور و مدیریت پرداخت‌ها گرفته تا پیگیری هزینه‌ها و گزارش‌دهی مالی، این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا به راحتی امور حسابداری کسب‌وکارتان را انجام دهید. همچنین، امکانات ویژه‌ای برای همکاری با تیم و مدیریت پروژه‌ها فراهم می‌کند که آن را به یک انتخاب عالی برای فریلنسرها و کسب‌وکارهای کوچک تبدیل کرده است.
