Microsoft 365 Copilot مجموعه‌ای از قابلیت‌های هوش مصنوعی است که داخل اپلیکیشن‌ها و سرویس‌های مایکروسافت 365 تعبیه می‌شود (چت‌کوپایلوت، کوپایلوت در Word/Excel/Outlook/Teams، Agentها و Copilot Studio) تا تولید متن، خلاصه‌سازی، تجزیه‌و‌تحلیل داده و خودکارسازی وظایف کاری را ساده کند.

۱) اجزا و آنچه هر کدام انجام می‌دهند

• Copilot Chat (وب‌-بیس و work-based): یک تجربه‌ی چت مبتنی بر پرامپت که می‌تواند هم محتواهای اینترنتی را بگیرد و هم به داده‌های داخلِ سازمان (با دسترسی مناسب) دسترسی پیدا کند. نسخه‌ی «work-based» وقتی نیاز دارید نتایج از منابع داخلی شما بازگردد، نیاز به لایسنس Copilot دارد؛ نسخه‌ی وب‌-بیس در برخی اشتراک‌های واجد شرایط به‌صورت خودکار در دسترس است. 

• Embedded Copilot در Word / Excel / PowerPoint / Outlook / Teams و غیره: در هر اپ تجربه‌های مخصوص به‌خود دارند—مثلاً تولید متن و بازنویسی در Word، تحلیل و فرمول‌سازی در Excel، خلاصه‌سازی ایمیل‌ها و تولید پاسخ در Outlook، خلاصه و نکات جلسه در Teams. 

• Copilot Studio & Agents: امکان ساخت «Agent»های سفارشی که کوپایلوت را برای جریان‌های کاری خاص (پاسخ به پرسش‌های مشتری، خودکارسازی فرایندها، یکپارچه‌سازی با APIهای داخلی) توسعه می‌دهد. برای استفاده و انتشار Agentها راهنمای جداگانه و ملاحظات لایسنس وجود دارد.

۲) مجوزها و قیمت‌گذاری (نکات کلیدی)

• Copilot شامل گزینه‌های مختلف (مثلاً Copilot Chat، Microsoft 365 Copilot Business/Enterprise) است و برای برخی قابلیت‌ها ممکن است نیاز به خرید جداگانه یا ارتقاء اشتراک باشد؛ قیمت‌گذاری رسمی مایکروسافت صفحه‌ی قیمت دارد و بین طرح‌ها تفاوت‌هایی وجود دارد. برای انتخاب باید فهرست نیازهای سازمانی و سقف مصرف (credits/usage) را بررسی کنید.

۳) آماده‌سازی و استقرار برای مدیران آی‌تی (گام‌به‌گام عملی)

1. بررسی پیش‌نیازها: مطمئن شوید اشتراک Microsoft 365 شما واجد شرایط است و نقش‌های ادمین مناسب (Global/Teams/Exchange/SharePoint/Entra) دارید.

2. تصمیم دربارهٔ Copilot Chat وب‌-بیس vs work-based: اگر می‌خواهید نتایج از منابع داخلی نمایش داده شود، به لایسنس Copilot نیاز دارید.

3. پیکربندی امنیت و حفاظت داده: فعال‌سازی Enterprise Data Protection (EDP) برای prompts/responses، تنظیم retention و audit logging طبق سیاست‌های سازمان.

4. نصب/انتشار اپ: مایکروسافت امکان نصب خودکار اپ Copilot را دارد؛ اما نکته مهم: نصب خودکار روی دستگاه‌های کاربران در منطقهٔ EEA (منطقه اقتصادی اروپا) محدود/غیر فعال است—و ادمین‌ها می‌توانند نصب خودکار را از طریق Microsoft 365 Apps admin center کنترل کنند. (یعنی سازمان‌ها در برخی بازارها می‌توانند جلوی نصب خودکار را بگیرند).

5. آموزش و سیاست‌‌گذاری کاربری: تعیین سیاست مصرف، ممنوعیت استفاده در موقعیت‌های حساس (مثلاً آزمون‌ها)، و آموزش الگوهای پرامپت امن.

۴) راهنمای «کاربر نهایی» — چگونه در عمل از Copilot استفاده کنید

• در Word: از Copilot بخواهید متن بنویسد، خلاصه کند، سبک نوشتار را تغییر دهد یا نکات کلیدی را استخراج کند. مثالِ پرامپت: «این ایمیل را برای یک مشتری ناراضی بازنویسی کن تا هم مودبانه و هم قاطع باشد؛ طول ≤ 150 کلمه».

• در Excel: از Copilot بخواهید تحلیل داده، ساختن فرمول، یا ساخت چارت را انجام دهد: «از این دیتاست نرخ رشد سه ماهه را محاسبه و فرمول لازم را بساز».

• در Outlook / Teams: خلاصه‌سازی ایمیل‌ها، تهیه پاسخ پیشنهادی، نکات اقدام پس از جلسه و تولید minutes. مثال: «خلاصهٔ جلسهٔ دیروز و اولویت‌های اجرایی را در 5 بند بنویس».

۵) امنیت، حریم خصوصی و انطباق

• Enterprise Data Protection (EDP) برای prompts و responses قابل اعمال است؛ کوپایلوت لاگ‌ها را می‌تواند ثبت کند و سازمان می‌تواند retention policy مشخص کند. مایکروسافت می‌گوید Copilot مطابق با تعهدات امنیتی و حریم خصوصی موجود در Microsoft 365 عمل می‌کند، اما پیاده‌سازی و پیکربندی صحیح از سمت سازمان حیاتی است.

• نکات عملی برای امن‌سازی: محدود کردن دسترسی به داده‌های حساس، استفاده از DLP و حساسیت‌گذاری اطلاعات (sensitivity labels)، فعال‌سازی logging و audit و تعیین سیاست‌های روشن برای آموزش کاربران.

۶) بهترین روش‌ها و محدودیت‌ها

• بهترین: همیشه پرامپت‌ها را با بافت (context) کافی بدهید؛ برای خروجی‌های مهم (قرارداد، گزارش رسمی) خروجی را وریفای انسانی کنید.

• محدودیت‌ها: کوپایلوت ممکن است خطا (hallucination) کند یا درکی ناقص از محتوای بسیار پیچیده داشته باشد. همچنین هزینه‌ها و سقف مصرف (usage credits) باید مدیریت شود.

۷) قابلیت‌های پیشرفته و توسعه (Copilot Studio / Agents)

• با Copilot Studio می‌توانید Agentهای سفارشی بسازید که Copilot را به ابزارها و APIهای داخلی سازمان متصل کند و وظایف خاص را خودکار کند؛ توجه به لایسنس‌های مربوط و سیاست‌های امنیتی ضروری است. راهنمای لایسنس و مستندات Studio راهنمایی‌های دقیقی دارد.

۸) نکات کاربردی، مثال‌های پرامپت (قابل کپی)

• «خلاصهٔ 6 خطی از این ایمیل بنویس و دو گزینهٔ پاسخ سریع 1-خطی ارائه کن.»

• «از فایل Excel پیوست، جدول P&L را تحلیل کن و سه نکتهٔ اصلی برای کاهش هزینه پیشنهاد بده.»

• «برای جلسهٔ 30 دقیقه‌ای با تیم فروش، script 5 دقیقه‌ای ارائه کن و 3 اسلاید پیشنهادی بساز.»
  (در هر مورد خروجی را انسان بازبینی کند و داده‌های حساس را قبل از پرامپت‌دادن حذف/حساسیت‌گذاری کنید.) 

۹) خطاها و رفع اشکال سریع (Troubleshooting)

• اگر Copilot نتایج داخلی را نشان نمی‌دهد: بررسی کنید کاربر دسترسی لازم به منابع (SharePoint/Teams/Exchange) را دارد و work-based chat فعال است. 

• اگر پاسخ‌ها ناقص یا اشتباه‌اند: پرامپت را واضح‌تر کنید، context بیشتری بدهید و خروجی را با منبع اصلی مقایسه کنید.

• اگر نصب خودکار ناخواسته است: ادمین می‌تواند نصب خودکار Microsoft 365 Copilot app را در admin center غیرفعال کند (نکته‌ی EEA را نیز بررسی کنید).

۱۰) منابع رسمی و خواندنی برای پیگیری (مستندات / راهنما)

• Overview (مستندات رسمی Microsoft 365 Copilot).

• Licensing & Plans. 

• Security / Privacy / EDP.

• Admin deployment guide (شامل نکات نصب خودکار و کنترل‌ها). 

• Copilot Studio / Agents licensing guide (PDF). 

 مزایای Microsoft 365 Copilot Suite

۱) افزایش چشمگیر بهره‌وری

• تولید خودکار متن، گزارش، ایمیل، پاورپوینت و تحلیل داده‌ها.

• صرفه‌جویی قابل‌توجه در زمان کارکنان (معمولاً 20٪ تا 40٪ بر اساس مطالعات سازمان‌ها).

• خلاصه‌سازی سریع اطلاعات طولانی در Outlook و Teams.

۲) ادغام عمیق با ابزارهای سازمانی

• Copilot داخل Word، Excel، PowerPoint، Outlook، Teams، OneNote و Loop کار می‌کند.

• بدون نیاز به جابه‌جایی بین اپ‌ها، همه چیز داخل همان محیط انجام می‌شود.

۳) کار با داده‌های سازمان به‌صورت امن (Work-based AI)

• می‌تواند از SharePoint، OneDrive، Teams، Outlook و حتی Microsoft Graph داده بگیرد.

• بر اساس سطح دسترسی کاربران عمل می‌کند (permission-based).

• داده‌ها به مدل آموزش داده نمی‌شود و در محتوای عمومی AI استفاده نمی‌گردد.

۴) کیفیت خروجی بالا

• تولید محتوا با ساختار مناسب، لحن حرفه‌ای، و بی‌نیاز از فرمول‌نویسی پیچیده در اکسل.

• توانایی استخراج insightهای تحلیلی از فایل‌های پیچیده.

۵) خودکارسازی کارهای تکراری

• پاسخ‌دهی خودکار به ایمیل‌ها.

• ساخت minutes جلسات.

• تولید گزارش‌های دوره‌ای.

• ایجاد Agentهای سفارشی با Copilot Studio.

۶) ابزار مناسب برای تیم‌های غیرتکنیکال

• بدون نیاز به مهارت برنامه‌نویسی.

• با زبان طبیعی نتیجه می‌دهد.

۷) مزیت رقابتی سازمانی

• سرعت تصمیم‌گیری بهتر.

• کاهش هزینه‌های عملیاتی.

• استانداردسازی کیفیت خروجی تیم‌ها.

 معایب و محدودیت‌های Microsoft 365 Copilot Suite

۱) هزینه نسبتاً بالا

• یکی از نقاط ضعف اصلی: اشتراک Copilot ارزان نیست
  (در حال حاضر بین 25 تا 30 دلار برای هر کاربر ماهانه—بسته به طرح).

2) احتمال خطا (hallucination)

• هرچقدر هم خوب باشد، هنوز ممکن است:

  • اطلاعات اشتباه بدهد

  • تحلیل ناقص ارائه کند

  • متن غیر دقیق تولید کند
    → کنترل انسانی الزامی است مخصوصاً برای خروجی‌های رسمی.

۳) وابستگی به کیفیت داده‌های سازمان

• اگر فایل‌ها به‌هم‌ریخته، نامنظم یا قدیمی باشند:

  • Copilot خروجی دقیق ارائه نمی‌دهد

  • یا اطلاعات نادرست استخراج می‌کند
    کیفیت بالا = خروجی عالی
    کیفیت پایین = خروجی ضعیف

۴) نگرانی‌های امنیتی و حریم خصوصی

• هرچند مدل داده‌ها را ذخیره نمی‌کند، اما:

  • ممکن است کاربر ناخواسته اطلاعات حساس را داخل پرامپت بگذارد

  • سازمان باید تنظیمات DLP و sensitivity labels را فعال کند

  • برخی سازمان‌ها نیازمند بررسی دقیق Compliance هستند

۵) نیاز به آموزش کاربر

• اگر کاربر پرامپت‌نویسی بلد نباشد:

  • خروجی کم‌کیفیت می‌گیرد

  • یا شکایت می‌کند که «کار نمی‌کند»
    → آموزش حتماً نیاز است.

۶) محدودیت‌های زبان‌ها

• در زبان فارسی عملکرد دارد، اما:

  • گاهی متن ساختاریافته کمتر دقیق است

  • در Excel و تحلیل داده‌ها دقت انگلیسی را ندارد

۷) لایسنس‌های پرتعدد و پیچیده

• تفاوت بین:

  • Copilot for Microsoft 365

  • Copilot Chat

  • Copilot Studio

  • Add-ons
    باعث سردرگمی مدیران آی‌تی می‌شود.

۸) نیاز به اکوسیستم Microsoft

• اگر سازمان از Google Workspace یا ابزارهای غیرفعال MS استفاده کند:

  • Copilot ارزش بسیار کمی خواهد داشت

  • الزاماً باید زیرساخت Microsoft فعال باشد

 در یک نگاه — جدول خلاصه