Zoho People یک سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM) تحت وب است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای مربوط به نیروی انسانی خود را مدیریت کنند. این نرم‌افزار توسط شرکت Zoho توسعه داده شده و امکانات گسترده‌ای برای مدیریت کارکنان، حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد، مدیریت مرخصی‌ها، و خودکارسازی فرآیندهای منابع انسانی ارائه می‌دهد.

۱. ویژگی‌های کلیدی Zoho People

Zoho People مجموعه‌ای از قابلیت‌ها را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد، از جمله:

الف) مدیریت اطلاعات کارکنان

• ذخیره و سازماندهی اطلاعات پرسنل شامل مشخصات فردی، تماس، مهارت‌ها و مدارک تحصیلی
• امکان گروه‌بندی کارکنان بر اساس تیم، پروژه یا موقعیت جغرافیایی
• ایجاد سلسله‌مراتب سازمانی

ب) مدیریت حضور و غیاب

• ثبت ورود و خروج کارکنان از طریق GPS، Wi-Fi یا اثر انگشت
• همگام‌سازی با دستگاه‌های ثبت حضور فیزیکی
• ارائه گزارش‌های جامع از ساعت‌های کاری، تأخیر و اضافه‌کاری

ج) مدیریت مرخصی و تعطیلات

• ایجاد و تنظیم سیاست‌های مرخصی
• بررسی و تأیید درخواست‌های مرخصی
• مشاهده موجودی مرخصی هر کارمند و محاسبه خودکار آن

د) ارزیابی عملکرد کارکنان

• تنظیم معیارهای ارزیابی مانند بازخورد همکاران، مدیران و مشتریان
• ایجاد گزارش‌های تحلیلی از عملکرد کارکنان
• امکان تعیین اهداف و بررسی پیشرفت آنها

هـ) یادگیری و توسعه

• امکان ایجاد دوره‌های آموزشی داخلی
• پیگیری پیشرفت آموزشی کارکنان
• ارائه گواهی پایان دوره

و) اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی

• ایجاد و سفارشی‌سازی گردش کارهای خودکار
• طراحی فرم‌های دیجیتال برای درخواست‌ها و تأییدیه‌ها
• ارسال هشدارها و اعلان‌های خودکار برای اقدامات مختلف

۲. نحوه کار با Zoho People

۱) ایجاد حساب کاربری و ورود به سیستم

برای استفاده از Zoho People، ابتدا باید یک حساب کاربری در Zoho ایجاد کنید:

1. به سایت Zoho People مراجعه کنید.
2. گزینه Sign Up را انتخاب کرده و اطلاعات خود را وارد کنید.
3. پس از تأیید ایمیل، وارد حساب خود شوید.

۲) تنظیمات اولیه

پس از ورود به داشبورد:

• اطلاعات سازمانی خود را وارد کنید (نام، آدرس، تعداد کارکنان).
• نقش‌ها و سطوح دسترسی را مشخص کنید (مدیر، سرپرست، کارمند).
• واحدها و تیم‌ها را تعریف کنید.

۳) اضافه کردن کارکنان

برای افزودن کارکنان:

1. به منوی Employees بروید.
2. روی گزینه Add Employee کلیک کنید.
3. اطلاعات مورد نیاز را پر کنید (نام، ایمیل، نقش، مدیر مستقیم، و غیره).
4. گزینه Save را بزنید.

۴) تنظیم سیستم حضور و غیاب

برای ثبت حضور و غیاب:

1. به Attendance بروید.
2. تنظیمات مربوط به روش ثبت حضور (GPS، دستگاه بیومتریک، دستی) را انتخاب کنید.
3. قوانین و زمان‌های کاری را تنظیم کنید.

۵) مدیریت درخواست‌های مرخصی

1. به بخش Leave بروید.
2. روی Leave Policy کلیک کنید و قوانین مرخصی را تعریف کنید.
3. کارکنان می‌توانند درخواست مرخصی خود را ارسال کنند و مدیران آن را تأیید یا رد کنند.

۶) استفاده از گزارش‌ها و آنالیزها

Zoho People گزارش‌های مختلفی را ارائه می‌دهد:

• گزارش‌های حضور و غیاب
• تحلیل عملکرد کارکنان
• گزارش‌های مربوط به بهره‌وری و ساعات کاری این گزارش‌ها را می‌توان در فرمت‌های اکسل و PDF دانلود کرد.

۳. مزایا و معایب Zoho People

✅ مزایا

✔ رابط کاربری ساده و کاربرپسند
✔ ادغام با سایر محصولات Zoho (مانند Zoho CRM، Zoho Payroll)
✔ امکان سفارشی‌سازی فرم‌ها و فرآیندها
✔ نسخه موبایل برای ثبت حضور و مدیریت درخواست‌ها

❌ معایب

✖ هزینه اشتراک برای نسخه‌های پیشرفته
✖ برخی قابلیت‌ها پیچیدگی‌هایی در تنظیم دارند
✖ محدودیت‌هایی در تنظیم گزارش‌های سفارشی

۴. جمع‌بندی

Zoho People یک راهکار جامع برای مدیریت منابع انسانی است که امکانات متنوعی برای ثبت حضور، ارزیابی عملکرد، مدیریت مرخصی‌ها و خودکارسازی فرآیندها ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار برای شرکت‌های کوچک تا بزرگ مناسب است و با سایر ابزارهای Zoho نیز ادغام می‌شود.

آیا به اطلاعات بیشتری در مورد یک بخش خاص نیاز دارید؟ 😊