آشنایی با Timesheet و مزایای آن

Timesheet ها در واقع جداولی هستند که زمان انجام کار توسط کارکنان شرکت در پروژه منحصر به فرد را نمایش می دهند. اطلاعات درج شده در این جداول برای تعیین میزان دستمزد کارکنان، زمان لازم برای انجام هر پروژه و فعالیت، بررسی راندمان و … مورد استفاده قرار می گیرد. صاحبان کسب و کارها با استفاده از تایم شیت می توانند زمان بندی پروژه های خود را رصد کرده و میزان انحراف موجود را مشخص نمایند. همچنین با تحلیل اطلاعات این جداول می توان بودجه در اختیار را به بهترین نحو ممکن مدیریت کرده و از اتلاف منابع مالی جلوگیری به عمل آورد. به علاوه با تدقیق در ساعات قید شده در فرم ها توسط کارمندان و کارگران می توان زمان لازم برای انجام هر فعالیت را معین نمود. در حقیقت می توان گفت که تایم شیت ها با ثبت سوابق گذشته، زمینه موفقیت را در آینده فراهم می کنند.

کاربردهای Timesheet

Timesheet و اطلاعات مندرج در جداول آن کاربردهای گوناگونی دارند که عبارتند از:

پردازش حقوق و دستمزد

کارفرمایان با استفاده از تایم شیت ساعات کار، مرخصی ها و امور مربوط به پردازش حقوق و دستمزد کارکنان را به بهترین نحو ممکن پیگیری می کنند. از آنجا که استفاده از داده های نادرست مسبب اصلی خطاهای محاسباتی در حقوق و دستمزد است، سیستم های نرم افزاری تایم شیت از بروز اشتباه و درج اطلاعات غلط جلوگیری کرده و پردازش حقوق را تسهیل می نمایند.

حسابداری مدیریت

تایم شیت ها ابزاری ارزشمند در حسابداری مدیریت هستند. با ثبت زمان شروع و پایان کارها در این جداول، میزان زمان لازم برای انجام پروژه و گلوگاه هایی که سبب ایجاد تاخیر در تکمیل پروژه می گردند، مشخص می شود. همچنین چنانچه زمان در نظر گرفته شده برای انجام یک فعالیت در هنگام برنامه ریزی پروژه با زمان لازم برای انجام آن فاصله داشته باشد، اقدامات اصلاحی مقتضی صورت خواهد گرفت.

شرکت های ارائه دهنده خدمات

استفاده از Timesheet در شرکت ها و صنایعی که ارائه دهنده خدمتی به مشتریان هستند، بسیار مهم و حائز اهمیت است. به عنوان مثال استفاده از تایم شیت برای مشاغل فریلنسری بسیار حیاتی است زیرا زمان در این گونه شغل ها تعین کننده دستمزد است و بسیاری از فریلنسرها به ازای خدمات ارائه شده در هر ساعت، از مشتریان خود هزینه دریافت می کنند.

مزایای استفاده از Timesheet

 به کار گیری تایم شیت مزایای زیادی برای مدیران و کارفرمایان دارد که عبارتند از:

• از اتلاف زمان در حین انجام کار جلوگیری می نماید. با استفاده از این ابزار می توان مشاغل و فعالیت هایی را که بیش از حد انتظار طول کشیده اند را مهندسی نموده و بهینه سازی کرد.
• با استفاده از جداول تایم شیت، فاکتورهای صادر شده برای مشتریان از دقت بالایی برخوردار خواهند بود و مشتریان از اداره کارآمد پروژه های خود اطمینان حاصل خواهند نمود.
• Timesheet می تواند صورت حساب خودکار به مشتریان ارائه دهد. این امر سبب تقلیل هزینه ها و افزایش درآمد خواهد شد.
• جداول تایم شیت پروسه مدیریت پروژه را بهبود می دهند. با تحلیل اطلاعات جداول می توان عملکرد کارکنان را در انجام یک پروژه بررسی نموده و در صورت لزوم شغل های جدیدی را ایجاد نمود. همچنین می توان با کشف استعدادهای کارکنان در حین بررسی ها، جای مناسب تری را به افراد برای انجام کار پیشنهاد داد. اطلاعات مندرج در تایم شیت حتی می تواند برای نیاز سنجی سازمان و برنامه ریزی آموزشی نیز مورد استفاده قرار گیرد. این نرم افزارها کنترل پیشرفت پروژه را ساده ساخته و تاخیرها را پیش بینی می کنند.
• تایم شیت ها سبب ذخیره منابع مالی سازمان می گردند. Timesheet امکان قیاس بین ساعات کاری و خروجی تولیدی را فراهم نموده و کارکنان مولد و غیر مولد را شناسایی می کنند. استفاده از این نرم افزارها باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان می شود.

بهترین نرم افزار Timesheet در سال 2021

نرم افزارهای گوناگونی برای برخورداری از جداول تایم شیت عرضه شده اند. برخی از بهترین نرم افزارهای تایم شیت که در سال 2021 متداول بوده و استفاده از آنها رواج یافته است در ادامه معرفی می گردد.

1. Paymo
2. ClickTime
3. TSheets
4. Harvest
5. Hourstack

نحوه تکمیل جداول Timesheet

سازمان ها برای آگاهی از میزان زمان صرف شده توسط کارکنان خود، جداول Timesheet را در اختیار آنان قرار می دهند. کارکنان باید زمان صرف شده برای انجام هر فعالیت محول شده به آنان را با دقت در جداول درج نمایند. انجام این کار بسیار ساده بوده و پیچیدگی خاصی ندارد. کافی است کارمندان و کارکنان، زمان دقیق کار، استراحت یا روزهای تعطیل خود را در هر روز هفته وارد نمایند. جداول تکمیل شده به بخش منابع انسانی در سازمان ارسال می گردد. مدیران می توانند جداول را تأیید نمود و یا مدارکی جهت اثبات صحت اطلاعات درج شده، درخواست نمایند. در نهایت، جداول در بایگانی سازمان ذخیره خواهند شد.

از آنجا که به کار گیری از جداول  Timesheetو درج اطلاعات در آن توسط پرسنل صورت می گیرد، روحیه پاسخگویی درقبال کار در کارمندان و کارکنان افزایش می یابد. در نتیجه افراد مانع از اتلاف ساعات کاری شده و از انجام کارهای بیهوده اجتناب خواهند نمود. این روند باعث ارتقاء راندمان در سازمان خواهد شد و زمینه دست یافتن به اهداف از پیش تعیین شده را فراهم خواهد نمود.

جمع بندی

تایم شیت نمونه دیجیتال فرم هایی است که در گذشته مسئول ثبت زمان انجام کارها توسط پرسنل سازمان جهت ارائه خدمات به مشتریان بوده است. امروزه نرم افزارهای متنوعی برای ثبت تایم شیت در دسترس قرار دارد که با توجه به اهمیت اطلاعات مندرج در این جداول، باید مناسب ترین و سازگارترین نوع آن برای هر سازمان انتخاب گردد. تحلیل اطلاعات موجود در Timesheet در بهبود فرآیندهای سازمانی، مدیریت پروژه و صرفه جویی در هزینه های سازمانی نقش تعیین کننده ای دارد.